若手Webマーケター／SNSグロースプランナーの早瀬優人です。
「電子帳簿保存法」という言葉を聞くと、名前の物々しさで身構えてしまい、実際のところ手を付けないまま放置している人が多いです。
僕自身も最初は「紙で保存しておけば安心」と思っていましたが、ルールが変わってからは考え方を改める必要がありました。やることは、思っているより少ないです。
この記事では、電子帳簿保存法で個人が本当にやるべき保存方法を、必要な範囲に絞って順番に整理します。
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律です。
制度自体は複数の区分に分かれていますが、副業・フリーランスの個人にとって特に関係が深いのが「電子取引データの保存」です。
2024年1月からは、メールやネットで受け取った請求書・領収書などの電子取引データを、原則としてデータのまま保存することが義務化されています。
「紙に印刷して保存」では対応にならない場合がある
これまでは、メールで受け取った領収書などを印刷して保存している人も多かったと思います。
紙に印刷して保存するだけでは、この制度の要件を満たさない場合があります。
受け取ったときの形式がデータであれば、データのまま保存しておく必要がある、という点をまず押さえてください。ここが出発点です。
受け取り方によって扱いが変わります
同じ請求書でも、どう受け取ったかで扱いが変わります。
整理しておくと判断しやすくなります。
- メールに添付されて届いた……電子取引の記録として保存します
- 取引先のサイトからダウンロードした……同じく電子取引です
- 紙で郵送されてきた……紙のまま保存する方法が基本になります
- 紙で受け取ったものを自分でスキャンした……別の要件が関わります
混同しやすいのは3つ目と4つ目です。
紙で受け取ったものを電子化する場合と、最初から電子で受け取ったものとでは、求められる要件が違います。
どちらに当たるかを分けて考えてください。
詳しい要件は国税庁の案内で確認できます。
個人が本当にやるべき保存方法
制度の全体像を細かく理解しようとすると大変ですが、個人がやることは大きく2つに絞られます。順番に見ていきます。
やること①データをそのまま、決められたルールで保存する
電子取引データを保存する際は、あとで改ざんされていないと分かる状態にしておくこと（真実性の確保）と、必要なときにすぐ見つけて表示できる状態にしておくこと（可視性の確保）が求められます。
個人であれば、日付・取引先・金額で検索できるようにファイル名を工夫したり、フォルダを分けて整理したりするだけでも、可視性の確保に近づけます。
やること②保存場所を決めて一元管理する
領収書がメール・チャット・アプリの通知など、複数の経路でバラバラに届くと、あとで探すのが大変になります。ここでつまずく人が多いです。
受け取った電子データは、決まったフォルダやクラウドサービスに集約しておく仕組みを作っておくと、あとの管理が格段に楽になります。
紙の領収書とデータの領収書が混在する場合は、それぞれの保存ルールが異なる点にも注意してください。
無料でできる保存方法
保存のためだけに新しいツールを契約する必要はありません。順番として、まず無料でできる範囲から手を付けます。
クラウドストレージとフォルダ分けで対応する
お使いのパソコンやスマホに標準で付いているクラウドストレージに、年・月ごとのフォルダを作って保存するだけでも、基本的な整理はできます。
ファイル名を「日付_取引先_金額」のような形式に統一しておくと、あとで検索しやすくなります。
表計算ソフトで索引を作る
保存したファイルの一覧を表計算ソフトにまとめておけば、日付・取引先・金額で検索できる状態を無料で用意できます。
件数が少ないうちは、この方法だけでも十分に運用できます。
ツールを入れる前に決めておくこと
ツールを導入すれば解決する、と考えて先に契約する方がいます。
ただ、保存のルールが決まっていない状態でツールを入れても、置き場所が増えるだけになります。
先に決めておきたいのは2つです。
ひとつは、どこに保存するか。ツールの中か、別のストレージか。
もうひとつは、探すときにどの項目で探すかです。
この2つが決まっていれば、ツールを変えても運用は続きます。
逆に決めないまま入れると、ツールを変えるたびに一から作り直すことになります。
件数が増えてきたときに使えるツール
取引件数が月に数十件を超えてくると、手作業でのファイル名づけや索引の更新が負担になってきます。実際のところ、ここが切り替えどきです。
そのタイミングで、電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトの導入を検討すると、管理がぐっと楽になります。
クラウド会計ソフトでできること
領収書を撮影・アップロードするだけで、日付・取引先・金額を自動で読み取り、保存要件に沿った形で保管してくれる機能が用意されています。
記帳と保存を同じ場所でまとめられるため、確定申告のときに書類を探し回る手間も減らせます。
まずはどんな画面か確かめたい人は、無料で試せるプランから始めてみるのも一つの方法です。
自分がどちらに当たるかの確認
2つの緩和は条件がまったく違うため、混同しないでください。
確認するときは、次の順で見ると整理しやすくなります。
まず、自分の売上規模を確認します。基準に当てはまるかどうかで、検索要件の扱いが変わります。
次に、対応が難しい事情があるかを考えます。
2つは別の制度なので、片方に当てはまるからといってもう片方も適用されるわけではありません。
それぞれの要件は国税庁の案内で確認できます。
要件が緩和される2つのケース（混同注意）
電子帳簿保存法には、要件が緩和される仕組みが2つあります。この2つは条件がまったく別物で、ここでつまずく人が多いので、分けて理解してください。
①検索要件の緩和（売上規模による基準）
基準期間（個人事業者の場合は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員からのダウンロードの求めに応じられることを条件に、日付・取引先・金額で検索できる状態にしておく「検索要件」自体が不要になります。
この基準額は2024年1月から引き上げられたもので、それ以前は1,000万円以下が基準でした。副業やフリーランスの多くは、この緩和の対象に当てはまります。
②猶予措置（相当の理由がある場合。売上規模は関係ない）
もう一つは、売上規模に関係なく使える猶予措置です。
税務署長が「相当の理由がある」と認め、かつ税務調査などでデータのダウンロードや出力した書面の提示に応じられる場合は、真実性・可視性の要件を満たさなくても、単純にデータを保存しておけばよいとされています。
①は売上規模で決まる基準、②は事情があれば規模を問わず使える措置、というように、まったく別のルールであることを覚えておいてください。
自分がどちらに当てはまるか、あるいはどちらにも当てはまらないかは、国税庁の電子帳簿保存法に関する取扱通達・一問一答で確認してください。
ファイル名と保存先の決め方
探せる状態にする、というのが要点ですが、具体的にどうするかで迷うところだと思います。
僕がやっているのは、ファイル名に3つの要素を入れる形です。
日付、取引先名、金額。この順で並べます。
この3つが入っていれば、フォルダ内の検索で目的の書類にたどり着けます。
日付は年月日を数字で書き、区切り文字を統一してください。表記が混在すると並び順が崩れます。
保存先は、年ごとにフォルダを分けるだけで足ります。
月ごとに細かく分けると、月をまたぐ書類の置き場に迷うことになります。
索引を表計算で作る場合も、同じ3項目を列にしておけば、ファイル名と対応が取れます。
よくある疑問
最後に、電子帳簿保存法についてよく聞かれる疑問を整理します。
紙で受け取った領収書はどうすればいいか
紙で受け取った領収書は、これまでどおり紙のまま保存しておいて問題ありません。
電子取引データの保存義務は、あくまで「データで受け取ったもの」が対象です。
スキャナで取り込んだ紙の領収書も対象になるのか
紙の領収書を自分でスキャンしてデータ化した場合は、また別のルール（スキャナ保存）が関わってきます。
紙のまま保存を続けるなら、無理にスキャンしてルールを複雑にする必要はありません。
始めるときにつまずきやすい点
対応を始めるとき、相談を受けることが多いのは次の3つです。
ひとつめは、過去の分をどこまで遡るか。
これから受け取るデータから始めれば足ります。過去分を無理に電子化する必要はありません。
ふたつめは、どの書類が対象になるかの判断です。
電子的に受け取った取引の記録が対象になる、と考えると整理しやすくなります。
メールに添付された請求書、ウェブサイトからダウンロードした領収書などが該当します。
3つめは、保存先を複数に分けてしまうことです。
クラウドとパソコンの両方に置くと、どちらが最新か分からなくなります。置き場所は1つに決めてください。
要件の詳細は国税庁の案内で確認できます。判断に迷う場合は税務署へ相談してください。
続けるための最小の運用
仕組みを作っても、続かなければ意味がありません。
私がすすめているのは、受け取ったその場で保存する形です。
メールに請求書が届いたら、その時点でフォルダへ入れてファイル名を付ける。
後でまとめてやろうとすると、探す作業から始めることになります。
1件あたり30秒ほどの作業なので、その場で終わらせるほうが早いです。
月末に確認する時間を10分だけ取って、漏れがないか見る。この2段構えで足ります。
保存が必要な期間
保存したデータをいつまで残すかも、決めておきたい部分です。
保存期間は法令で定められており、種類によって異なります。
削除の判断に迷うくらいなら、残しておくほうが安全です。
データの容量は年々安くなっていますし、消してしまうと取り戻せません。
年ごとにフォルダを分けておけば、期間が過ぎたものをまとめて扱えます。
具体的な保存期間は、国税庁の案内で確認してください。
完璧な体制をいきなり作る必要はありません。
受け取った時点で保存する。この習慣だけで大半は回ります。
まとめ：まずは「データはデータのまま、探せる状態で保存する」
電子帳簿保存法で個人が本当にやるべき保存方法を、無料でできる範囲から順番に整理してきました。
ポイントは2つです。電子データで受け取った請求書・領収書は印刷せずデータのまま保存すること、そして日付や取引先で検索・表示できる状態を整えておくことです。
難しく考えすぎず、「データを一箇所に集めて、あとで探せるようにしておく」ことから始めれば十分です。
インボイス登録後の実務はインボイス登録した副業ワーカーが最初にやること、確定申告の全体像は副業とフリーランスの確定申告、白色申告と青色申告はどちらを選ぶべきかもあわせて参考にしてください。
制度の詳細や緩和措置の対象範囲は変わることがあるため、最終的な判断は国税庁の情報や税務署への確認を通して行ってください。
次の一歩は1つだけです。まずは電子データを集約するフォルダを1つ作って、直近に届いた請求書をそこへ移してみてください。
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