電子帳簿保存法で個人が本当にやるべき保存方法

若手Webマーケター／SNSグロースプランナーの早瀬優人です。

「電子帳簿保存法」という言葉を聞くと、名前の物々しさで身構えてしまい、実際のところ手を付けないまま放置している人が多いです。

僕自身も最初は「紙で保存しておけば安心」と思っていましたが、ルールが変わってからは考え方を改める必要がありました。やることは、思っているより少ないです。

この記事では、電子帳簿保存法で個人が本当にやるべき保存方法を、必要な範囲に絞って順番に整理します。

電子帳簿保存法とは何か

電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律です。

制度自体は複数の区分に分かれていますが、副業・フリーランスの個人にとって特に関係が深いのが「電子取引データの保存」です。

2024年1月からは、メールやネットで受け取った請求書・領収書などの電子取引データを、原則としてデータのまま保存することが義務化されています。

「紙に印刷して保存」では対応にならない場合がある

これまでは、メールで受け取った領収書などを印刷して保存している人も多かったと思います。

紙に印刷して保存するだけでは、この制度の要件を満たさない場合があります。

受け取ったときの形式がデータであれば、データのまま保存しておく必要がある、という点をまず押さえてください。ここが出発点です。

個人が本当にやるべき保存方法

制度の全体像を細かく理解しようとすると大変ですが、個人がやることは大きく2つに絞られます。順番に見ていきます。

やること①データをそのまま、決められたルールで保存する

電子取引データを保存する際は、あとで改ざんされていないと分かる状態にしておくこと（真実性の確保）と、必要なときにすぐ見つけて表示できる状態にしておくこと（可視性の確保）が求められます。

個人であれば、日付・取引先・金額で検索できるようにファイル名を工夫したり、フォルダを分けて整理したりするだけでも、可視性の確保に近づけます。

やること②保存場所を決めて一元管理する

領収書がメール・チャット・アプリの通知など、複数の経路でバラバラに届くと、あとで探すのが大変になります。ここでつまずく人が多いです。

受け取った電子データは、決まったフォルダやクラウドサービスに集約しておく仕組みを作っておくと、あとの管理が格段に楽になります。

紙の領収書とデータの領収書が混在する場合は、それぞれの保存ルールが異なる点にも注意してください。

無料でできる保存方法

保存のためだけに新しいツールを契約する必要はありません。順番として、まず無料でできる範囲から手を付けます。

クラウドストレージとフォルダ分けで対応する

お使いのパソコンやスマホに標準で付いているクラウドストレージに、年・月ごとのフォルダを作って保存するだけでも、基本的な整理はできます。

ファイル名を「日付_取引先_金額」のような形式に統一しておくと、あとで検索しやすくなります。

表計算ソフトで索引を作る

保存したファイルの一覧を表計算ソフトにまとめておけば、日付・取引先・金額で検索できる状態を無料で用意できます。

件数が少ないうちは、この方法だけでも十分に運用できます。

件数が増えてきたときに使えるツール

取引件数が月に数十件を超えてくると、手作業でのファイル名づけや索引の更新が負担になってきます。実際のところ、ここが切り替えどきです。

そのタイミングで、電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトの導入を検討すると、管理がぐっと楽になります。

クラウド会計ソフトでできること

領収書を撮影・アップロードするだけで、日付・取引先・金額を自動で読み取り、保存要件に沿った形で保管してくれる機能が用意されています。

記帳と保存を同じ場所でまとめられるため、確定申告のときに書類を探し回る手間も減らせます。

まずはどんな画面か確かめたい人は、無料で試せるプランから始めてみるのも一つの方法です。

要件が緩和される2つのケース（混同注意）

電子帳簿保存法には、要件が緩和される仕組みが2つあります。この2つは条件がまったく別物で、ここでつまずく人が多いので、分けて理解してください。

①検索要件の緩和（売上規模による基準）

基準期間（個人事業者の場合は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員からのダウンロードの求めに応じられることを条件に、日付・取引先・金額で検索できる状態にしておく「検索要件」自体が不要になります。

この基準額は2024年1月から引き上げられたもので、それ以前は1,000万円以下が基準でした。副業やフリーランスの多くは、この緩和の対象に当てはまります。

②猶予措置（相当の理由がある場合。売上規模は関係ない）

もう一つは、売上規模に関係なく使える猶予措置です。

税務署長が「相当の理由がある」と認め、かつ税務調査などでデータのダウンロードや出力した書面の提示に応じられる場合は、真実性・可視性の要件を満たさなくても、単純にデータを保存しておけばよいとされています。

①は売上規模で決まる基準、②は事情があれば規模を問わず使える措置、というように、まったく別のルールであることを覚えておいてください。

自分がどちらに当てはまるか、あるいはどちらにも当てはまらないかは、国税庁の電子帳簿保存法に関する取扱通達・一問一答で確認してください。

よくある疑問

最後に、電子帳簿保存法についてよく聞かれる疑問を整理します。

紙で受け取った領収書はどうすればいいか

紙で受け取った領収書は、これまでどおり紙のまま保存しておいて問題ありません。

電子取引データの保存義務は、あくまで「データで受け取ったもの」が対象です。

スキャナで取り込んだ紙の領収書も対象になるのか

紙の領収書を自分でスキャンしてデータ化した場合は、また別のルール（スキャナ保存）が関わってきます。

紙のまま保存を続けるなら、無理にスキャンしてルールを複雑にする必要はありません。

まとめ：まずは「データはデータのまま、探せる状態で保存する」

電子帳簿保存法で個人が本当にやるべき保存方法を、無料でできる範囲から順番に整理してきました。

ポイントは2つです。電子データで受け取った請求書・領収書は印刷せずデータのまま保存すること、そして日付や取引先で検索・表示できる状態を整えておくことです。

難しく考えすぎず、「データを一箇所に集めて、あとで探せるようにしておく」ことから始めれば十分です。

インボイス登録後の実務はインボイス登録した副業ワーカーが最初にやること、確定申告の全体像は副業とフリーランスの確定申告、白色申告と青色申告はどちらを選ぶべきかもあわせて参考にしてください。

制度の詳細や緩和措置の対象範囲は変わることがあるため、最終的な判断は国税庁の情報や税務署への確認を通して行ってください。

次の一歩は1つだけです。まずは電子データを集約するフォルダを1つ作って、直近に届いた請求書をそこへ移してみてください。

データの保存と記帳をまとめて管理したい人は、まず無料プランから試してみるのも一つの方法です。